Je hebt een mailbox die overloopt; elke dag komen er mails bij en op een gegeven moment ben je het overzicht helemaal kwijt. Je weet dat het te gek wordt en dat je iets moet doen om het beter te organiseren, maar je stelt het maar voor je uit. Totdat je het ook terugkrijgt van je klanten. Ze zijn ontevreden, omdat ze te lang moeten wachten op een reactie of zelfs helemaal geen reactie krijgen. Oké dit loopt uit de hand, want je hebt pas ook al betalingsherinneringen gekregen, omdat je mails met facturen over het hoofd hebt gezien. Én je loopt opdrachten mis, omdat je mails van potentiële klanten niet opmerkt tussen ál die andere mails. Dit kan zo niet langer.
Je hebt eerder al geprobeerd te werken via de ‘Inbox zero’ methode. Je maakte netjes mapjes aan voor; ‘Actie’, ‘Wachten op’, ‘Ooit’ en ‘Archief’. Inkomende mail zette je direct in die mapjes. En je plan was om op vaste momenten de mails uit die mapjes te behandelen. Dat was natuurlijk een mooi doel; een lege inbox. Maar het ging mis bij alle mapjes bijhouden. Je mailbox leek mooi opgeruimd, maar dit was schone schijn, want je verplaatste alleen maar het ‘probleem’.
Deze methodes werken gewoon niet voor jou. Daarom help ik je graag om op een andere simpele manier je mailbox weer overzichtelijk te maken én opgeruimd te houden.
1) Maak overzichtelijke mapjes
Overzicht is heel belangrijk in een mailbox. Gebruik daarom mapjes om het overzicht te bewaren. Maak een aantal mapjes (niet teveel, anders is het overzicht weer weg) aan die op jouw mails van toepassing zijn. Per branche verschilt dit natuurlijk, maar over het algemeen zijn de volgende mapjes voor iedereen wel aan te raden:
- Financiën
- Afgehandeld
- Opdrachtgevers (eventueel submappen per opdrachtgever bij langdurige samenwerkingen)
- Overig
2) Plan een grondige opruimactie
Oké, dit kost even tijd. Maak een (halve) dag vrij om je mailbox grondig op te ruimen. Lees oudere mails door en controleer of er nog actie op ondernomen moet worden. Moet je nog reageren? Moet je nog een factuur betalen? Zodra je dit gedaan hebt zet je de mail in de juiste map (zoals ‘Afgehandeld’ of ‘Financiën als het om een factuur gaat). Zo loop je alle oude mails af. Als je echt hele oude mails hebt staan, kan je je afvragen of het zin heeft om ze allemaal na te lopen. Een potentiële opdrachtgever die jou in december 2018 heeft gemaild zit waarschijnlijk niet meer op jouw reactie te wachten. Je kunt bijvoorbeeld tot 3 maanden terugkijken. Maar ik hoop dat jouw mailbox er iets minder erg aan toe is 😉
3) Meld je af voor nieuwsbrieven
Tijdens de grondige opruimactie lees je natuurlijk alleen de belangrijke inhoudelijke mails. Oude nieuwsbrieven lezen is zonde van je tijd. Wat ik je wel aanraad is; meld je gelijk af voor nieuwsbrieven die je toch niet leest. Iedereen is wel geabonneerd op een aantal nieuwsbrieven. Omdat je een keer een gratis E-book hebt gedownload, meegedaan hebt aan een challenge of een aankoop hebt gedaan. Kijk eens kritisch naar de nieuwsbrieven en bedenk ‘lees ik dit echt?’. Zo niet, schrijf je uit! De uitschrijflink staat vaak helemaal onderaan de mail. Één klik en je bent uitgeschreven! En verwijder dan ook gelijk alle nieuwsbrieven van die aanbieder, door de zoekfunctie te gebruiken.
Onlangs hielp ik een opdrachtgever met het aanbrengen van structuur en overzicht in haar mailbox en meldde ik haar af voor 196 (!) nieuwsbrieven. Haar reactie na afloop:
“Het is best gek, ik dacht dat ik geen last had van al die mails, maar nu het weg is realiseer ik me dat het continue een soort gevoel van overwhelm gaf… druk.. wat floept er nog omhoog. Dus echt super werk heb je verricht, dank je wel!”.
Het afmelden van oninteressante nieuwsbrieven die je toch niet leest gaat je mailbox een stuk overzichtelijker maken en geeft je zoveel rust in je hoofd. Je ontvangt alleen nog mails die je écht moet lezen.
4) Check twee keer per dag je mailbox
Jouw mailbox is nu mooi opgeruimd. Yes! Nu is het belangrijk om je mailbox goed bij te houden. Plan twee vaste momenten op de dag in dat je je mailbox bekijkt. Bijvoorbeeld een half uur aan het begin van de ochtend en een half uur aan het eind van de middag. Zo houd je overzicht en hoeven mensen nooit lang te wachten op een reactie. Op die vaste momenten beantwoord je mails die je snel kunt beantwoorden direct en zet je ze daarna gelijk in mapje ‘Afgehandeld’. Vervolgens beantwoord je de mails die een langere reactie nodig hebben.
Als een bepaalde mail echt langere reactietijd/uitzoektijd nodig heeft, plan je hier de volgende dag tijd voor in je dagplanning. Ben je klaar met mails beantwoorden? Dan sluit je het mailprogramma weer, zodat je zonder afleiding kan verder werken. Ook raad ik aan om je notificaties uit te zetten, zodat je tussendoor niet afgeleid bent en vol focus kan blijven doorwerken. Meer tips over efficiënter werken en het gebruiken van een dagplanning lees je in mijn andere blog ‘7 tips om meer overzicht te creëren in je werkdag’.
5) Gebruik je mailbox niet als To Do lijst
Vaak gebruiken mensen hun mailbox ook als To Do lijst. Een mail is eigenlijk al afgehandeld, maar er staat iets in wat belangrijk is, daarom laten ze hem staat als ‘reminder’. Of ze lezen een mail, denken ‘dat doe ik later wel’ en vervolgens raakt de mail uit het oog door nieuwe inkomende mails. Zo loopt je mailbox natuurlijk al snel vol. Gebruik je mailbox echt alleen om mails af te handelen. En zet reminders op je To Do lijst. Een handige online tool hiervoor is bijvoorbeeld Trello of Wunderlist.
Met bovenstaande tips heb jij binnen no time weer een opgeruimde mailbox! Heb je toch meer hulp nodig om structuur aan te brengen? Doe dan mij aan mijn cursus ‘Structureren kun je leren’.