To Do planner voor meer overzicht in je werkdag

7 tips om meer overzicht te creëren in je werkdag

Je neemt je ’s morgens voor dat je die dag bepaalde werkzaamheden af wilt krijgen. Vol goede moed begin je aan de eerste taak totdat je een mailtje binnen ziet komen. Je besluit om hem te gaan lezen en ach.. nu je toch bezig bent, beantwoord je hem ook even. Voor je het weet ben je weer een half uur verder. Aan het eind van de dag merk je dat je nog niet eens de helft van je taken af hebt. Heb je jezelf toch weer teveel laten afleiden. En als dit nu de eerste keer was….Zijn dit soort werkdagen herkenbaar? En wil jij hier voor eens en altijd mee afrekenen? Lees dan vooral verder.

Zo creëer je meer overzicht in je werkdag

Ik geef je graag 7 tips om meer overzicht te creëren in jouw werkdag, zodat je weer effectiever te werk gaat en met een voldaan gevoel je werkdag afsluit.

1. Werk met een To Do-lijst

Soms is het overzicht ver te zoeken. Je hebt in je hoofd een planning, maar later poppen ook nog andere dingen in je hoofd op. Tussendoor komen ook nog mails, berichtjes en telefoontjes binnen met onvoorziene werkzaamheden. Welke taak heeft nou meer prioriteit, wat ga je als eerste doen? Help, waar is het overzicht?! Maak voor jezelf overzichtelijk welke taken je nog moet doen met behulp van een To Do-lijst. Schrijf alles op wat in je opkomt. Ook als je tijdens het werken iets te binnen schiet. Doe deze taak niet direct, want je focus is weg wanneer je tussendoor ‘even’ iets anders gaat doen. Vaak kost het toch meer tijd dan je denkt en zó vliegt die tijd inderdaad voorbij.

Werk je niet graag met een papieren To Do-lijst? Je kunt natuurlijk ook ‘Notities’ gebruiken op je telefoon. Of een handige online tool, zoals Trello (trello.com/nl) of Evernote (evernote.com/intl/nl), waarin je gemakkelijk digitale To Do-lijstjes maakt.

2. Maak een dagplanning met jouw drie belangrijkste prioriteiten

Oké, die To Do-lijst heb je nu. Om echt effectief te kunnen werken is deze tweede stap heel belangrijk; maak een dagplanning en bepaal op basis van jouw To Do-lijst jouw drie belangrijkste prioriteiten voor die dag. Dit zijn de werkzaamheden die je vandaag écht af moet hebben. Kijk goed naar hoeveel tijd de werkzaamheden in beslag nemen. Is het een grote taak? Hak deze op in stukken. Zo wordt het overzichtelijker. Daarnaast kan je, afhankelijk van hoe groot je drie belangrijkste prioriteiten zijn, ook een aantal kleine taken op je dagplanning zetten. Maar niet teveel, maximaal drie. Je wilt liever tijd over hebben dan dat het onhaalbaar is.

3. Werk in blokken

Verdeel je gekozen werkzaamheden in blokken op je dagplanning. Een blok voor mail beantwoorden, een blok voor het uitvoeren van prioriteit 1, een blok voor pauze etc. Zie onderstaand voorbeeld. Dat zorgt voor overzicht en afwisseling, maar ook voor focus. Je richt je een bepaalde tijd volledig op die taak. En die focus behouden, zonder afleiding tussendoor, is heel belangrijk om je werkzaamheden af te krijgen. Hoe je dat doet leg ik je uit in tip vier.

 

Voorbeeld dagplanning

4. Zorg voor zo weinig mogelijk afleiding

Je zit middenin je werk en hoort je telefoon trillen. In je ooghoek zie je meldingen binnenkomen van WhatsApp en Instagram. Leuk, maar je bent nu geconcentreerd aan het werk en denkt ‘ik kijk zo wel, eerst dit afmaken’. Maar je telefoon trilt weer en de meldingen blijven binnenkomen. ‘Oké, ik kijk even snel wat voor berichtjes ik heb’. En voor je het weet ben je weer een kwartier of half uur verder. Weg focus! Waar was je ook alweer gebleven? De volgende tip is dan ook; zorg voor zo weinig mogelijk afleiding. Zet je notificaties voor mail, WhatsApp, Facebook en Instagram uit. Anders is de kans groot dat je telkens op je mobiel kijkt. Plan twee blokken van een half uur voor het beantwoorden van je mail, bijvoorbeeld ’s ochtends bij de start van je werkdag en aan het einde van de middag. En je WhatsApp en Social Media berichten bekijk je nadat je klaar bent met het uitvoeren van een taak. Mooie beloning 😉

5. Begin met de minst leuke taak

Er zijn altijd leuke en minder leuke werkzaamheden. Begin ’s morgens direct met de minst leuke taak. Voor mij is dat bijvoorbeeld de belastingaangifte. Anders kijk je de hele dag op tegen die ene taak. En het wordt er niet beter of makkelijker van. Save the best for last! And the worst for first, ofzo 😉 Anyway, handel eerst die minst leuke taak af, beloon jezelf met een kopje koffie/thee en een kwartiertje ontspanning. Geniet daarna van het uitvoeren van al die andere leuke werkzaamheden!

6. Neem pauze tussendoor

Hierboven noemde ik het al even, het is heel belangrijk om tussendoor pauze te nemen. Loop even weg van je laptop en neem een kopje koffie / thee. Of maak even een korte wandeling. Bewegen is goed. Je maakt even je hoofd leeg, daarna kun je beter je aandacht vasthouden bij de volgende werkzaamheden. Neem ook goed de tijd om te lunchen. Ga niet, zoals ik jaren geleden vaak deed, aan je bureau bij je laptop lunchen en doorwerken. Neem echt even pauze en sluit je af van je werk.

7. Sluit je werkdag af met een voldaan gevoel en plan vooruit

Bekijk aan het einde van je werkdag nog eens alle taken die je hebt afgehandeld. Heb je eindelijk die administratie waar je zo lang tegenop keek afgehandeld? En heb je die belangrijke deadline gehaald voor je opdrachtgever? Yes! Wees trots op jezelf! En sluit je werkdag af met een voldaan gevoel.

Om je volgende werkdag overzichtelijk te beginnen, kun je alvast een planning maken voor de volgende werkdag. Welke punten wil je morgen echt afhandelen? Schrijf ze alvast op de planning, dan kun je het daarna loslaten. En als er ’s avonds nog iets in je opkomt wat je moet doen, schrijf het dan op je To Do-lijst en.. laat het los en geniet van je welverdiende vrije tijd!

Lukt het jou om al je voorgenomen taken af te krijgen op een dag? Laat het mij weten!