Je hoort het steeds vaker om je heen, ondernemers die samenwerken met een Virtual Assistant. En af en toe denk je ‘misschien is dit ook voor mij wel dé oplossing?’. Want je krijgt het steeds drukker en bent ook vaker meer tijd kwijt aan taken waar je eigenlijk geen energie van krijgt. Kortom je kunt wel wat extra hulp gebruiken, maar bent nog niet op het punt dat je een vaste medewerker wilt aannemen. Herkenbaar? Dan is samenwerken met een VA zeker interessant voor jou! Alleen hoe werkt dat nou precies? Ik leg het je uit in dit blog!
Hoe bereid je je voor op de samenwerking met een Virtual Assistant?
Voordat je op zoek gaat naar een Virtual Assistant om mee samen te werken is het goed om eerst voor jezelf een aantal dingen op een rij te zetten, zoals:
– welke taken wil je uitbesteden?
– hoeveel uur per week denk je hulp nodig te hebben?
– wat is je doel van deze samenwerking?
– wat vind jij belangrijk in een samenwerking?
– hoe wil je met elkaar communiceren?
Ik help je even op weg, want hoe kom je nu precies achter de antwoorden op deze vragen? Wat altijd helpt is om je eigen werkzaamheden gedurende een aantal weken bij te houden, zo krijg je een goed overzicht. Houd bijvoorbeeld bij: welke taken voer je uit op een dag? Hoeveel uur ben je kwijt per taak per week? Van welke werkzaamheden krijg je energie en welke werkzaamheden kosten je juist energie?
Verder is het goed om je af te vragen: wat is jouw doel van samenwerken met een Virtual Assistant, is dat meer tijd overhouden voor andere taken, meer vrije tijd, meer ruimte voor de groei van je bedrijf? Wat vind jij belangrijke eigenschappen van de persoon waarmee je gaat samenwerken? Zoek je bijvoorbeeld een Virtual Assistant die goed is in organiseren, creatief is, klantvriendelijk is, communicatief sterk is of technisch is? Wat vind jij belangrijk in een samenwerking, volgens welke normen en waarden werk je zelf? En wat vind jij een fijne manier om met elkaar te communiceren? Bellen, mailen, WhatsAppen, op een vast moment overleg via Zoom?
Inhuren van een VA: bespreek jouw wensen tijdens een gesprek.
Dit zijn allemaal belangrijke punten om vooraf te weten, zodat je goed voorbereid een samenwerking start. Dan gaan we door naar de volgende stap, het vinden van een geschikte Virtual Assistant. Wellicht ken je iemand (via via) uit je eigen netwerk, je kunt een oproep plaatsen op social media of je bent al aan het goed adres 😉 Ik en mijn team van VA’s helpen jou namelijk graag verder.
Tijdens het kennismakingsgesprek kun je jouw wensen aangeven en kan de Virtual Assistant toelichten hoe zij jou kan helpen. Het allerbelangrijkste is natuurlijk dat jullie allebei het gevoel hebben dat jullie een goede match zijn. Je gaat nauw met elkaar samenwerken, dus het is belangrijk dat het van beide kanten goed voelt. Natuurlijk gaan jullie elkaar gedurende de eerste weken beter leren kennen en groeit het vertrouwen vervolgens vanzelf.
Als jullie besluiten om samen te werken maakt de VA een samenwerkingsovereenkomst op waarin alle afspraken staan, zoals welke werkzaamheden er uitgevoerd worden en voor hoeveel uur per week. Na een bepaalde periode, bijvoorbeeld 4 weken, kunnen jullie evalueren hoe de samenwerking gaat. En natuurlijk tussendoor goed blijven communiceren.
Uitbesteden aan een Virtual Assistant eng? Dit helpt.
Wellicht denk je nu nog ‘best eng, mijn taken overdragen aan een ander, hoe laat ik dat los?’. Ten eerste, ik begrijp je helemaal! Loslaten vind ik ook best ‘een dingetje’. Jij weet tenslotte precies hoe je alles doet en jij doet het goed. Wat als een ander het anders doet of zelfs slechter? Volkomen normaal, deze gedachte. Dit kun je natuurlijk ondervangen door samen te werken met een goede VA die gespecialiseerd is in de taken die je uitbesteedt.
Maar er is ook een andere manier om de start wat makkelijker te maken. Begin bijvoorbeeld met iets kleins, een eenmalige taak (die niet gelijk zichtbaar is), zoals bijvoorbeeld het vormgeven van een e-book of het aanbrengen van structuur in je overvolle mailbox. Als dat goed gaat groeit het vertrouwen en zo kun je steeds meer uitbesteden en ook grotere belangrijkere dingen, zoals het beheren van jouw mailbox of jouw klanten te woord staan.
Benieuwd waar een Virtual Assistant allemaal bij kan helpen? Lees dan eens mijn blog ‘Wat doet een Virtual Assistant?’, daarin leg ik uit welke type VA’s er zijn en welke werkzaamheden zij uit handen kunnen nemen
Ben je nog niet helemaal op de hoogte van de voordelen van samenwerken met een VA? Lees dan eerst mijn blog ‘3 redenen om samen te werken met een Virtual Assistant’.
Klaar voor een succesvolle samenwerking met een Virtual Assistant?
Oké, in hoofdlijnen weet je nu hoe je jezelf kunt voorbereiden op een samenwerking met een Virtual Assistant. Wil je nog meer informatie lezen? Bekijk dan zeker even deze pagina over samenwerken met een VA, daar staat alle informatie uitgebreid en overzichtelijk op een rij.
Wil je direct aan de slag? Vul dan dit formulier in, dan neem ik binnen 48 uur contact met je op met een overzicht van VA’s uit mijn team die een match zijn. Plan een (of meerdere) kennismakingsgesprek(ken) in en ervaar zelf hoe fijn het is om samen te werken met een Virtual Assistant. Ik beloof je: het geeft je zoveel focus, rust of juist groei, dat je nooit meer anders wilt.
Tot snel!
PS Benieuwd hoe andere ondernemers het samenwerken met een VA ervaren? Bekijk dan mijn pagina met reviews.